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其實開會本身就是效率上的浪費。
效率?重點是放在求各部門自掃門前雪的效率?還是跨部門之前合作的整體效率?
有時候自己部門的確很以效率，但對其他部門合作之間可能是雞同鴨講，你們談效率之前有沒有一個觀念----要把接手你工作的下一位人員或單位當作是你的一位"顧客"般的服務?
如果老闆只求效率(do the thing right)，但未必是做正確的事情(do the right thing)，其實再有效率營運績效也未必會有起色，因為路走歪了。
在帕金森理論裡有一個是提到開會的效率問題，依據研究許多企業在開會時，對於一個幾千萬、上億的採購投資案，大家發表的意見不多(因為不大懂又怕扛風險)，於是便草草過關或否決。
但是當討論到公司的咖啡是否要改另外一種牌子的時候，大家卻踴躍發表看法，所花的討論時間比幾千萬的投資案還長並且熱烈
所以，開會時你可以觀察+搖頭~
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以下提出解決方案
1) 會議目的提早公告並通知與會人員準備: 避免與會主管兩手空空腦袋空空毫無準備進入會議室
2) 請人事行政主管計算會議人員工時費用: 所有與會人員包含老闆參與會議公司必須付出費用並請老闆過目
3) 記錄責任歸屬負責人並且要求回覆時間: 每一次的Delay和TBD都條列記錄日期不用理由並且發給與會負責人
當老闆明白花了十數萬更可能拖住工廠還要坐飛機花了上百萬得到會議結論是「下次討論」時會很有感
連老闆自己可能都長話短說, 所以...
會議負責人必須清楚明白其招開會議目的為何並非找人聊天推卸責任
老闆必須清楚瞭解會議的對價關係別讓會議成為無效工時並歸類為「天災」
主管是否適任做好跨部門溝通與部門內部資源分配
結論: 會前會的協調很重要. 正式會議時盡量以審視執行辦法與結論和大家畫押為目的, 除非產生根本性錯誤認知問題必須統一方針才進入冗長討論; 而非拖著一堆不相干部門開始做協調溝通工作!
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