[WM5 教學 - 應用篇] 功能更強的個人資訊管理 (3)

是不是覺得事情多到連 Pocket PC 都搞不定，行事曆和工作都很多，常常不知道等一下到底該做什麼好呢？常常行事曆、工作、記事的顯示的方式不合您意思，感覺一個小小的畫面不夠用？除了使用 Pocket PC 內建的那些基本個人資訊管理 (PIM) 程式之外，您還可以另外安裝功能更強大的 Pocket Informant，來讓 Pocket PC 顯示行事曆、工作等的方式更符合您的喜好。

雖然 Pocket PC 已經內建了行事曆、工作、聯絡人和記事等功能，但是這些內建程式的功能，尤其在顯示和分類上，對事情非常繁多的人來說，沒辦法很清楚的一目了然的清楚現在手邊的事情。例如，工作 程式若要顯示到期日，就會佔用兩行，沒有辦法一目了然的現在要做的事情，而且也沒辦法先依照重要性，再依到期日排列；行事曆沒辦法瀏覽一週的大概行程等。Pocket Informant 最大的功能是讓畫面能夠更自由的顯示自己想要的東西，包括加強行事曆、工作的顯示方式的選擇、設定記事或錄音的「提醒功能」、交互連接能力 (例如在工作中插入聯絡人的連結)，還有日記的功能。

不過 Informant 功能雖然強，但是卻不是每個人都適用。首先因為 Informant 為了要一次要顯示很多內容在畫面上，因此字體很小， 如果是中文的話會感覺更擠，所以 Pocket PC 的解析度建議一定要是 VGA，要不然顯示中文字體時筆劃通常都會破碎，會變的很難閱讀。再來就是 Informant 的速度比內建的行事曆、聯絡人速度還要再慢一些，要有些耐心；還有 Informant 的無論是畫面或操作介面非常複雜，不一定每個人都可以接受複雜的畫面，有些人需要一些時間學習和習慣它，假如能夠習慣的話，就會覺得 Informant 2005 很好用了。

首先，請您到以下的網站中下載 Informant 2005 的試用版：

• http://www.pocketinformant.com/products_info.php?p_id=pi&dir=wm&tab_id=download

請您選擇右邊的 American English Pocket Informant 來下載檔案，並執行它來安裝 Informant 2005。

▲ 下載 American English 版本的 Informant

▲ 安裝 Informant 2005 的畫面

記得在安裝 Informant 2005 時，因為這個軟體是和系統相關的程式 (管理個人資訊)，所以一定要安裝在「裝置」的記憶體中，不能安裝在記憶卡裡面，這點是安裝時需要留意的。 在安裝過程中會提示您兩個問題，一個是使用者授權，按「Accept」接受即可，另外一個是問您要不要將機器上的按鈕對應（例如聯絡人）對應到 Informant 中的功能，則依照您是不是完全要用 Informant 取代內建的 PIM 程式來決定。

▲ Informant 2005 使用者授權同意畫面

首先一進去 Informant 2005 時，會先看到用「議程」(Agenda) 方式顯示的行事曆，這個「議程」的顯示方式就是告訴您最近這 10 幾天有什麼事情，有哪些會議要開，有哪些聚餐或婚禮要參加...等，不像內建的行事曆一次只顯示一天，在 Informant 2005 中告訴您最近的大小事情。在每個日期的下方都有一個長條圖，這個長條圖就顯示代表 24 小時中，哪些時間有會議或要出門的。

▲ Agenda 模式，顯示最近幾天的行程

要選擇日期的話，可以點選上面的年、月、日，或選擇左右箭頭來選取，按一下回到今天的圖示跳回今天，或按一下月曆上有 12 的圖示，來直接選擇日期。 選擇日期又有好幾種方式，可以顯示 2、6 或 12 個月的月曆。

▲ 從月曆中選擇日期，或點選右上方的 6，切換到 6 個月的月曆

▲ 從 6 個月的月曆中，選擇日期

Informant 的特色就是可以高度的個人化，如果你想要把「議程」顯示改為顯示 5 天的內容，就選擇 Menu > View Options / Filters > Agenda Days > 5 days，如此「議程」顯示的天數就會隨之改變了。

▲ 切換 Agenda 顯示的天數

看完了「議程」檢視之後，選擇 Next Tab 或月曆上有 1 的圖示來切換到「日」檢視。同樣的你也可以拖拉出一段時間來新增會議。而選擇時間的方法，除了使用右邊的橫捲軸之外，也可以使用上方的時間表，來快速定位到要選取的時間。選好時間之後，點選 Menu > New 來新增會議和輸入會議的內容。

▲ 日檢視的顯示方式

輸入會議的內容就很多了，除了內建行事曆有的欄位 (主旨、地點、時間、提醒時間、狀態、週期性)，在 Notes 欄位中，可以用各種樣式，像是粗體或藍色來輸入會議的備註事項；在與會者的欄位中，可以透過 Email 發送會議通知，邀請他們加入會議；在類別欄位中可以將約會設定為不同類別。設定不同類別有什麼用呢？例如您可能要管理好幾個專案 (Project)，這些專案的相關會議可以設定在不同類別中，您就可以掌握這個專案的所有會議時間。

▲ 會議的欄位內容

連結功能就是 Informant 的特有功能了。例如，您舉辦會議的地點可能是飯店或餐廳，而您有一個聯絡人的內容是這個飯店，就可以在連結中，將這個聯絡人項目和約會連結。除了連結聯絡人項目之外，也可以連結 像會議相關的簡報檔案、會議前的準備 (工作項目)，或是內部討論的開會等。

接下來點選日曆上有 7 的圖示，切換到週顯示。週顯示可以清楚的把一週的會議的主旨內容顯示出來，像是電腦中 Outlook 的周檢視，不過他的顯示方式更多。在 Menu > View Options/Filters > Week days 中，可以選擇周顯示的自訂方式，其中 7 Day Split 是會把週末擠在一格，7 Day 是把星期一放在最大格的位置。

▲ 一開始周檢視的顯示方式

▲ 將週檢視的方式改成 7 Day Split

▲ 7 Day Split 將週末的兩天擠在一格

接下來點選月曆上有 31 的圖示，切換到「月」檢視。月檢視會顯示這個月有空的時間，沒空的時間會用藍色的色塊佔用。你可以選擇其中的 5 天起來，接著就會切換到那 5 天的空閒或忙錄狀態，再選擇放大鏡鍵回到月檢視。你也可以選取一天，會在下方挪出一小塊顯示這天的會議內容。

▲ 月檢視，可以選擇一天看當天的行程

▲ 選擇一天之後，在下方顯示當天行程

▲ 在月檢視中選取幾天來檢視忙碌狀態。可以再點選右下方的放大鏡回到月檢視

假如讀者覺得自己視力不錯的話，可以在「月」檢視中，選擇 Menu > Content Style > Mini Text Detail，就會在月檢視中顯示會議的主旨文字了，不過字體實在是太小了一點，讀者可以試試看能不能接受。

▲ 選擇 Menu > Content Style > Mini Text Detail，將月檢視的內容改為顯示迷你文字

▲ 顯示迷你文字，不過真的很小就是了

最後一種檢視方式叫做「時間線」(Timeline)，這個功能可以把一個專案的行程顯示出來，假如您有做好各個項目的分類動作的話。怎麼說呢？假如您管理的專案叫做「Universal」，那麼您就可以把相關的聯絡人 (也就是工作團隊)，相關的會議或訪談，還有相關的工作，全部都設定為「Universal」這個類別中。接著您就可以選擇這個類別，在 Properties 中顯示這些類別相關的統計數字。

▲ 點選「Tap here to setup this view」，選擇類別

▲ 「時間線」的顯示方式

▲ 時間線的統計數字

另外也是 Informant 2005 的重要功能之一，可以把行事曆和工作整合在一起，做為行事曆閱讀的參考。例如，您想在「議程」檢視中看今天有什麼行程和今天到期的工作，就選擇 Menu > Options/Filters > Tasks Display > Agenda View。

▲ 選擇 Menu > Options/Filters > Tasks Display > Agenda View

▲ 在「議程」檢視中，顯示目前進行的工作

接下來切換到工作。Informant 2005 的工作顯示方式，會把工作的到期日、是否有提醒等資訊，全部都顯示在清單中，如此一來雖然字體小許多，但卻能一目了然也可以在小空間裡顯示最多的資訊。

▲ 目前的工作清單，顯示了到期日、提醒、記事等

當然您也可以在 Informant 2005 中新增和編輯工作，不過它強大的地方不只這個。他真正好用的地方是您可以在 Menu > View Options/Filter 中，或點選上方的 All Dates，來篩選目前工作的清單。例如您可以選擇 In Progress (正在進行中)，Start/End Today (今天到期) 或 (Overdue) 來設定篩選目前顯示的工作清單，從 Start/End Today 檢視篩選中了解什麼事情是今天到期，一定要趕快完成，或從 Complete 檢視篩選中調查以前工作完成的日期。另外，上方的 All Dates 右邊有 4 個圖示，其中左邊兩個分別是 Overdue 和 Start/End Today，可以快速的篩選工作清單。

▲ 可以選擇 All Dates 或右邊的圖示來切換顯示篩選

▲ 篩選後的結果：只顯示今天或之前到期的工作

接下來您可以設定這些工作的排序方式。在 Menu > View Options/Filter 中，找到 Sort By 和 Then By 這兩個項目，來設定工作的排列方式。通常筆者都把 Sort By 設定為 Importance (重要性) 和 Then By 設定為 Due Date (到期日)，最符合一般顯示的需要。

▲ 在 Sort by 和 Then by 中設定排序的方式

如果想要快速的新增工作的話，可以從 Menu > Toolbar 中，選擇 New Entry Bar，之後就可以從上方的快速輸入列，直接輸入文字再按 Enter 就會快速建立一個新的工作項目了。

▲ 選擇 Menu > Toolbar > New Entry Bar，在上方顯示快速輸入列

Informant 的「記事」功能和內建的比較起來，主要多了可以設定鬧鈴 (提醒) 的功能。要設定記事的鬧鈴，在撰寫記事的同時，點選鬧鈴圖示，就可以設定多久之後要提醒您閱讀這個記事。

▲  Informant 的記事畫面，選擇有記事項目的資料夾

▲  點選鬧鈴圖示，設定記事的提醒時間

▲  當時間到時會發出聲音提醒您

Informant 聯絡人和 Pocket PC 內建的聯絡人功能差不多，不同的只是 Informant 的字體較小些，所以顯示了聯絡人項目比較多，沒有比較特別的功能。

▲  Informant 聯絡人功能和內建的差不多

Pocket Informant 的一大特色就是可以自行設定很多項目，包括色彩、文字、版面配置等。因為實在是太多設定項目了，筆者僅列幾項比較容易使用的。像是換色彩的方式，就是在 Tools & Settings > Color Schemes 中，選擇一個色彩配置，來將您的 Informant 改頭換面。

▲ 選擇 Tools > Settings > Color Schemes 之後，會出現許多色彩可選擇

▲ 更換之後的色彩

另外，假如您不滿意現在的顯示方式，想要更改的話，選擇 Menu > View Options & Filters > Customize this View，就會出現很多很多的選項，包括在上方圖示中選擇的設定、介面和色彩 3 大項，在這邊您可以充分的高度自訂化 Informant 的顯示方式。

▲ 選擇 Menu > View Options & Filters > Customize this View

▲ 在這邊可以進行高度的個人化設定，上面的圖示由左而又分別代表設定、介面和色彩

相信讀者到這邊一定了解 Informant 的功能強項的主要之處了吧。尤其是行事曆和工作管理，顯示的方式是不是比內建的清楚詳細許多呢？